Pedido aprobado, cliente esperando y alguien en el almacén preguntando en voz alta: «¿Dónde están las mallas negras de la talla M?». Si esta escena te resulta familiar, no estás solo… y es probable que el problema no sea tu equipo.
Mientras el catálogo sea reducido, puedes confiar en la memoria de quien repone las estanterías. Pero la moda tiene una particularidad cruel: cada modelo se convierte en varios artículos. Tres colores en cinco tallas ya suponen quince referencias diferentes para un solo producto. Si a eso le sumas la llegada de la nueva colección, prendas similares una al lado de la otra y alguien recién contratado en el departamento de clasificación… la memoria ya no da abasto.
Ahí es precisamente donde entra en juego la direccionamiento logístico.
¿Qué es la direccionamiento logístico (y por qué la moda lo necesita tanto)?
El direccionamiento logístico consiste en asignar a cada ubicación de tu almacén un código único, del mismo modo que una calle asigna un número a cada casa. De este modo, el sistema sabe dónde está guardada cada prenda, y la pregunta «¿dónde está?» deja de depender de quién la haya colocado.
Parece un detalle, pero cambia toda la rutina. El encargado ya no necesita conocerse el almacén de memoria: recibe la dirección y va directamente allí. Un empleado nuevo aprende en días, no en meses. Y cuando algo desaparece, sabes exactamente en qué estantería buscar.
En el sector de la moda, esto tiene aún más importancia. Hay tallas, variaciones de color, prendas casi idénticas entre colecciones y picos de ventas que llegan todos a la vez, como en el Black Friday. Cuantos más artículos similares tengas, más caro sale cada «pensaba que era este».
Cómo leer una dirección: zona, estantería, columna, balda y compartimento
Una dirección completa consta de cinco partes, siempre en el mismo orden. Fíjate en el ejemplo siguiente, en el que la dirección 1-3-6-5-2 señala un único lugar del almacén:
- Área: la planta o el almacén. Si todo se encuentra en un único espacio, es el área 1.
- Estantería: toda la estructura, numerada secuencialmente dentro del área.
- Columna: cada bloque vertical de la estantería, contado de izquierda a derecha.
- Estante: los niveles de cada columna, contados de abajo hacia arriba.
- Espacio: la posición dentro del estante, cuando este almacena más de un artículo.
La regla de oro es la coherencia. Si una estantería cuenta las columnas de izquierda a derecha y la contigua lo hace al revés, la dirección pierde sentido y el separador vuelve a buscar a ojo. Elige el sentido una vez y aplícalo a todo el stock, sin excepciones.
La disposición que hace que el carrito se mueva menos
Una buena organización no basta por sí sola si el camino hasta ella es confuso. La organización que mejor funciona es la de las estanterías colocadas una frente a otra, todas en la misma dirección, ocupando todo el espacio de una pared a otra. De este modo, cada pasillo tiene estantes a ambos lados, y quien busca lo que necesita recorre el pasillo una sola vez, cogiendo lo que necesita tanto a la izquierda como a la derecha.
¿Y qué hay que evitar? Estanterías dispuestas en L, en U o en zigzag. Crean rincones muertos, obligan a volver por el mismo pasillo y rompen la secuencia de los números, que es precisamente lo que da lógica al recorrido.
Pero no todo el stock cabe en este diseño, y no pasa nada. Si tu espacio tiene otra forma, la solución es numerar pensando en el recorrido: la dirección más baja va al principio del almacén, cerca de la entrada, y la más alta, al final. De este modo, seguir las direcciones en orden ascendente ya supone seguir el recorrido más natural por el espacio.
Dirección en el sistema: del registro a la estantería
Una vez diseñado el espacio, el siguiente paso es trasladar este mapa al sistema. En la plataforma de WX3, se indica cuántas áreas hay, cuántas estanterías hay por área, cuántas columnas por estantería, cuántos estantes por columna y cuántos huecos por estante. A partir de estas cifras, las direcciones se generan de una sola vez, sin que nadie tenga que introducirlas una por una.
A continuación, cada producto se vincula a su ubicación en la propia pantalla de stock del artículo, junto con la cantidad actual y la cantidad máxima que puede albergar esa posición. Un mismo artículo puede tener más de una ubicación, lo que resulta útil cuando el producto estrella no cabe en un solo estante.
Hay que tener en cuenta algo importante: el stock de cada ubicación se ajusta manualmente. Cuando llega mercancía, alguien debe registrar en qué posición se ha almacenado. Esto es lo que mantiene el mapa fiel a la estantería, y es un hábito que el equipo debe adquirir desde el primer día.
Para el día a día, hay filtros que muestran las ubicaciones ocupadas o vacías, con o sin stock, y permiten buscar por zona, estantería, columna y estante. A la hora de devolver un artículo, basta con escanear la etiqueta del mismo para ver sus ubicaciones y volver a colocarlo en el lugar correcto.
Preparación de pedidos mediante tableta: la lista ya viene en el orden del recorrido
Es en la preparación de pedidos donde todo este cuidado da sus frutos. En lugar de imprimir una lista de pedidos, el preparador utiliza una tableta: elige los pedidos que va a preparar, imprime las etiquetas, pega cada una en una caja vacía del carrito y empieza a trabajar. La pantalla muestra los artículos de todos los pedidos seleccionados, cada uno con su dirección.
Y el orden de esta lista sigue la disposición de tu almacén. Con estanterías enfrentadas, el orden «Intercalado en estanterías enfrentadas» alterna los dos lados del pasillo, para que nadie tenga que dar marcha atrás. En cualquier otro formato, la ordenación «Por dirección» va de menor a mayor, que es exactamente la numeración que has establecido pensando en el recorrido.
Cada pedido se identifica con un color en la pantalla, por lo que resulta fácil saber en qué caja colocar cada artículo. Una vez cogido el artículo, solo hay que pulsar «Separar». Si el artículo no está donde indica el sistema, el botón «Nueva dirección» busca otra ubicación con stock en la misma zona. Los pedidos con artículos en otra zona pasan a la siguiente planta, y los que están completos van directamente al control de calidad.
Al final, un informe muestra cuántos artículos y pedidos ha separado cada persona y en cuánto tiempo. Con esta cifra en la mano, se puede seguir la evolución del equipo y detectar dónde el stock está entorpeciendo la operación.
Por dónde empezar
No hace falta detener la operación para organizarlo todo de una vez. Un plan sencillo funciona bien:
- Dibuja el espacio: define las zonas y el sentido de circulación antes de tocar ninguna estantería.
- Numera siguiendo el recorrido: estanterías, columnas de izquierda a derecha y estantes de abajo hacia arriba.
- Etiqueta físicamente cada ubicación: la dirección debe estar visible en el estante, no solo en el sistema.
- Registra y vincula el stock: aprovecha para hacer el recuento de cada ubicación y empezar con el mapa correcto.
- Establece una rutina: todas las entradas y todas las devoluciones deben pasar por la ubicación, siempre.
Un almacén organizado es aquel en el que cualquier miembro del equipo encuentra cualquier pieza, incluso en su primer día de trabajo. Cuando esto ocurre, la preparación de pedidos deja de ser el cuello de botella y los pedidos salen al mismo ritmo al que entran las ventas.
Y si, al leer hasta aquí, has recordado cuántas veces al día alguien pregunta «¿dónde está esta prenda?», quizá sea hora de analizar la operación con más calma. En el diagnóstico gratuito de tu tienda online, analizamos contigo desde el stock hasta el pedido entregado y te mostramos dónde están los cuellos de botella que frenan el crecimiento de tu marca.